一、建设背景
对于国内高校每年招收学生人数众多，每年的迎新工作非常繁重，学校需要调动大量的人力、物力、财力进行迎新工作，且每年迎新工作??及很多环节，每个环节的迎新工作人员也无法得知本环节还有多少学生未进行办理。目前学校还处于电子表格处理方式传统工作方式，由于电子表格只是简单的数据记录，修改后版本较多，数据无法共享等给招生工作造成很大的工作量，同时学生报到信息也无法及时反馈给各个相关部门，工作效率低，数据同时也容易出错，学生相关数据不完整给后期管理带来极大的问题。新生报到大部分时间基本都花费在排队等候和各种表格填写，造成学生过于集中，现场报到压力大，工作效率低，学生也苦不堪言；校领导对迎新报到情况不同也不能实时监控，学生报到率难统计。如何避免此类问题出现，解决学校现有迎新工作的问题，提高学校迎新协作工作效率，是学校现在主要考虑的信息化建设方向。
二、建设目标
学校通过此次建设迎新协作平台，达成以下目标：
1）通过信息化手段，实现学生在网上的预报到、分配寝室查询，将学生迎新报到的大部分事项利用网络提前办理，等学校开始迎新后，学生到达学校后只需要确认其到校，就可以完成学生报到，可以极大的减轻学校的现场迎新压力。
2）服务与管理并重，人性为本，方便高校新生现场手续办理：通过与各系统有效的数据集成，加快各环节的办理速度。灵活多样的迎新手续办理方案，及便捷的沟通手段，体现服务于新生的思想，既方便了校方的管理也为新生留下良好的印象。
3）提高学校工作效率：系统打破了传统的盖章办理手续模式，学生不用再排着长队去办理手续，节省了学校资源，提高了工作效率。及时掌控各项数据统计，学校不用在依靠手工去计算多少人办理了手续，多少人没有办理手续，节省了人力，加强了宏观调控。服务驱动，按需办理，有效的数据集成机制提高办理效率，改善用户手续办理感受。系统提供了形象生动的数据统计分析展现，多维度的统计分析使得决策更为简便科学。
4）安全可靠的保障：通过安全机制保证数据的机密性及完整性，保障业务的正常运转。
由此，解决学校迎新工作中的各种问题，促进学校迎新环节管理的提升
三、总体规划
智慧迎新平台作为高校数字校园建设体系中的一个重要应用系统，主要负责学校的新生入学迎新手续办理业务。新生入学期间，智慧迎新平台会涉及到学校的多个管理部门，数据来源繁复，处理结果也需要及时更新、统计。数据的更新、及时获得、办理流程的灵活，这些问题往往使智慧迎新平台的建设成为学校的“老、大、难”问题。根据高校的新生入学实际情况，采用国家最新的高校信息化建设标准，并结合多年的教育行业实践经验开发出的一套，具有产品成熟度高、用户体验好、用户业务变更灵活的迎新平台，很好地解决了以上问题。
Ø 用户
主要是指智慧迎新平台所涉及的学校部门和角色，包括：管理员、领导、各业务部门办理人员、学生、游客、实施工程师以及辅导员。
Ø 数据层
智慧迎新平台支持从共享数据中心平台、整合平台、webservice接口以及传统excel多种方式实现数据共享。
Ø 功能
此部分主要是指迎新协作平台提供的功能，按照迎新准备、网上迎新、迎新现场以及迎新后续的业务流程分为：迎新门户、网上迎新、迎新管理、预报到分析、异动管理、现场监控、数据报表以及系统管理；此外不同角色存在不同的菜单和数据权限，管理员可通过角色菜单权限进行实时管理，在信息的交互上做到更加友好，数据的层级关系得到更好的控制。
四、系统框架及内容
平台涵盖迎新前、迎新中的学生服务交互、迎新数据准备、迎新实时分析、现场迎新管理、迎新数据统计分析、迎新后续管理、迎新数据集成等迎新全生命周期管理。系统采用先进的网络技术和数据共享的理念，通过新型的身份认证模式取代手工填写表格，用信息状态的变化及信息流动代替实物表格的流动；以信息共享和交换代替手工操作，从而改变落后的迎新模式，进一步明确各部门及工作人员在迎新过程中的职责和业务管理范围，减轻部门工作量、提高工作效率。
五、平台功能
1、招生数据管理
1.1、招生数据导入
招生数据导入EXCEL格式的过程中提供系统自动解析功能，系统解析后能自动识别并导入。
1.2、新生数据管理
新生数据管理功能提供管理员对新生数据进行增删改查的操作，保证新生数据的完整性与实时性。
2、迎新门户
提供迎新门户供新生入学前了解学校的公告、被录取情况并且可以提供在线咨询。
2.1、迎新公告
提供报到须知、走进大学、学在大学、大学攻略、帮困助学等信息公告。
2.2、录取查询
新生在网页上可以查询到自己的被录取情况。
3.迎新数据
迎新数据和流程管理模块提供新生数据、院系管理、宿舍管理、迎新公告管理、学生咨询功能。
3.1、新生数据
提供对所有的新生数据进行增删改查操作并且能够对新生数据的数据字段进行配置。通过excel表格导入新生数据，经过确认新生数据无误后，将新生数据发布到迎新流程中做迎新前的数据准备
图：导入新生数据
3.2、宿舍管理
提供导入宿舍预分数据，并对预分房间信息进行管理。
4、迎新预报到管理
为了提高迎新办理效率，提供新生预报到功能，包括预报到信息填写、录取信息查看、宿舍信息查看、网上缴费、报到分析。
4.1、预报到信息填写
新生填写预报到信息，学校可以接收到新生的预报到信息，准备相???的接应功能。
4.2、录取信息查看
新生查看自己的录取信息。
4.3、宿舍信息查看
新生查看学校的宿舍信息，了解住宿情况，方便选宿舍。
4.4、预报到分析
针对新生填写的预报到信息做一系列的预报到分析，包括到校统计、军训服卧具（生活用品）、预报到信息导出。
到校统计：统计学生到校的交通方式和到校时间，合理安排接待工作。
预报到信息导出：导出学生填写的预报到信息。
5、迎新现场
除了网上预报到之外，还能提供迎新现场办理，办理迎新的整个流程业务，并能完整记录，还能监控整个办理流程，做到及时调整人员安排，保证迎新工作高效率进行。
迎新现场办理包括现场办理、我的办理日志、新生办理查询、环节分类查询、转专业、导出转专业明细。
5.1、现场办理
考生到达学校现场，通过绑定的微信客户端扫描学校提供的迎新场景二维码即可完成报到，秒级办理速度，无需排队。
线下身份证扫描报到
5.2、新生办理查询
通过学生自己绑定的微信平台就能查询到哪些环节已办理，哪些环节未办理的功能。
5.3、环节分类查询
提供查询每个环节已办理和未办理的人数和详细信息的功能。
6、迎新数据统计
提供常用的迎新报表展现和可配置的报表功能，包括迎新汇总统计、迎新分类统计、新生转专业统计等功能。
7、迎新微信应用端
平台提供手机微信应用端，可支持以下功能：
7.1、迎新公告
提供学生基本信息、报到资料、智慧报到、生活服务、电子地图等信息公告。
7.2、 迎新预报到
为了提高迎新办理效率，提供新生预报到功能，包括预报到信息填写、录取信息查看、宿舍信息查看、网上缴费、预报到分析。
1）预报到信息填写
新生填写预报到信息。学校可以接收到新生的预报到信息。
2）录取信息查看
新生查看自己的录取信息。
3）宿舍信息查看
新生查看学校的宿舍信息，了解住宿情况，方便选宿舍。
4）网上缴费
提供新生在网上自主缴纳费用的功能。（与学校第三方支付平台对接）
5）地图导航
提供地图导航功能，方便学生快速的找到自己的学院及寝室地址位置。
六、建设效果
1、迎新协作平台“三大突破”
一是提前获取新生的有关报到信息，提高迎新工作预见性和针对性。新生在收到录取通知书时，即可通过个人账户登录“智慧迎新平台”，查询入学须知、报到流程、入住指南、校园卡使用指南等信息，填写到校交通信息、个人信息、军训服装等。使学校相关部门及各学院通过“智慧迎新平台”预先了解新生的情况，有准备的开展迎新工作。
二是使报到流程更加顺畅、便捷。通过“智慧迎新平台”，新生报到时，学生只需要扫描报到二维码即可完成报到和办理流程的情况。节省了新生签字报到、核对资料的时间，大大提高报到效率。
三是能够实时提供新生报到情况。通过“智慧迎新平台”可以及时查看全校、各学院、各专业、各班级的学生报到及缴费情况。可以按学院、分专业、分环节等对学生的报到情况进行统计，使学校、学院能实时准确地掌握报到工作进程，为进一步决策提供数据支撑。
总结：“智慧迎新平台”实现了学生信息整合和数据???成，为学校领??的科学决策提供实时准确的数据支撑，使学校迎新工作呈现出“数字化、人性化、智能化”特色。该应用的推广和应用将进一步促进学校信息化管理和服务水平的提高，向实现智慧校园的建设目标迈出了坚实的一步。
2、迎新过程提前，提高学生报到率
学校管理人员视情况将迎新相关信息和新闻等发布到迎新协作平台外网，新生收到录取通知书后，就可通过网上登录迎新协作平台，查询自己的录取信息，了解学校的各种情况，查看报到须知和各种公告，若有疑问还可进行在线答疑，学校将可以为新生提供优质服务；同时，学生可在网上快速完成入学注册和入学相关事务办理，把部分迎新工作提前到学生报道前进行，通过缴费信息查看，在报到前就把学费、军训服装费、住宿费等各种费用收费情况提前计算完毕；学生还可以在一定的范围内??上选宿舍，既提高了趣味性，也体现了学校对学生的关怀和尊重。这些举措将会提高新生的满意度，提高学生的报到率。
3、高效的现场迎新，实现学生快速入学
等到学生到校报到时，仅需要进行简单的录取通知书扫码确认，就完成了学生的迎新报到，学生可直接联系安排的辅导员或者志愿人员，进行相关物资的领取，短短两天时间就能把原本复杂繁琐的新生报到工作全部有条不紊地完成，以往的迎新过程根本不能这样快速、有效、可监控，并在节约人力物力的情况下完成，对于无法进行网上预报到，或者需要进行绿色通道办理入学的学生，学校也可以提供现场迎新报到。同时校领导可以方便实时、准确、直观地看到迎新过程和结果，并根据迎新工作阶段情况做出重大决策。